第十一回

「連絡表ができるまで」

　今回は、毎月ご家庭にお送りしている「連絡表」のお話しをしようかと思います。
連絡表とは、毎月の出席状況、月例テストの結果、担当講師からのコメントなどをまとめたものです。これを毎月、各家庭に郵送させていただいているのですが、けい友館設立当時からずっと行っています。

　初期の連絡表は全て手書きというものでした。文面を下書きしてから、生徒一人ずつの連絡表に清書をしていくのですが、その負担はあまりにも大きいものでした。だれか一人が書き損ねると、連絡表全てを書き直す羽目になってしまいます。
当時は２文字以上の修正をよしとしませんでしたので、清書のときは各講師が必死で間違えないように書いたものでした。
「手書きの良さ」は大きな魅力でもあったのですが、その後、色々な兼ね合いから、ワープロ入力などによるコンピューター化を進めていくこととなりました。

　月例テストの得点・平均点・正答率、出席状況などのデータ、コメントなどを散りばめた見栄えの良い連絡表を作成するために、マイクロソフト社の表計算ソフト「エクセル」を使用することにしたのですが、それからが大変でした。
常に参考書を首っ引きにし、関数の文法書式を勉強し、あちこちのデータの比較参照を行い、画面を何時間も何時間も見つめ続け、苦節、半年がかりでやっと作り上げることができました。（関数についてはまだまだ勉強不足ですが、このときばかりはとてもとても勉強しました）

　こうしてできあがった連絡表ですが、他の人からは「別のソフト（アクセス）などでつくったら？」「エクセルなら”ＶＢＡ”やったら？」などと非常に的確すぎる指摘を受けて返答に詰まること数多し・・・（>_<）。（ううっ、勉強する時間が十分に取れない・・・）というわけで色々な困難を乗り越え乗り越えし、少しずつ少しずつ改良を重ね、今日の形態ができているのです。

　現在の作成手順は、
１．月末近くに出欠席等を集計し、各科目担当者に月例テストの得点記入表を配る。
２．月例テスト実施後、各科目担当が採点した月例テストの得点・目標点やその月の学習内容を入力する。
３．各担当者が生徒ごとにコメントを作成し、その文章をＴ先生が校正する。
４．コメントデータを連絡表に反映させる作業を行う。
５．もう一度全体を確認しながらプリントアウトする。
６．出力された連絡表をさらにもう一度点検し、封筒に詰めていく。
７．郵便局にて発送する。
といったものです。

　コンピュータ化したとはいえ、まだまだ手作業に頼るところも多く、まだまだ効率が良いとはいえませんが、各ご家庭に生徒一人一人の状況を毎月お伝えすることは、とても大切なことであると考えています。また、ここでの文章のように柔らかいお話しなども盛り込みたいのですが、どうしても硬い表現が中心になってしまうところが仕方の無いところでしょうか。

　純粋に読み物としても楽しみにしていただけるような連絡表となるよう、今後も検討を重ね、改良していきたいと思っています。